パワポ時短

上手なプレゼン資料作成研修

5年ほどお世話になっている企業さんから、「うちの社員のパワポ作成能力を上げたいんだよね。平井さん、パワポもいける?」となり、晴れて第1回目の開催を迎えた昨日。

手元でパワーポイントを操作しながら、講義をし、途中で「ここまでついてきてます?」と確認するのは、結構キツイ!!サポートの方がいたので、本当にありがたかったが、いなかったら1人で暴走して終わる。しかも、パワポ初心者からソコソコ使える人までが30名ほど集まっていたので、初心者にはわかりやすく、ソコソコレベルには「おぉーっ!」っと思ってもらえる技を同時に教えないと。。。と、やや焦りもする。笑

でも、この研修をやってみて、パソコンスキルって大事だなとつくづく思ったので、今日はそんなことを書いてみたいと思います。

パソコンスキルを上げるだけで時短が可能

昨今、働き方改革の影響で、「早く帰らないといけないんだよね。19時には退勤しないと・・・」などという声をよく聞く。で、その話している人のパソコンスキルを見ると、ブラインドタッチはアヤシイし、Excelやパワーポイントのスキルもいまいち・・・なんてことが多い。じゃあ、その人の作業はパソコンが不要かというとそんなことはなく、業務ではガッツリ使っていたりする。

早く帰ることに文句を言う前に、あなたのパソコンスキルをもう少し上げれば・・・30分~1時間は時短になるかも・・・と出かかる言葉をゴクンと飲み込む。

おそらく、そんな意味も込められた

時短を目指すならマウスは極力使わない

コピー&ペーストくらいはマウス使わないでくれよ、と思ってしまう私だが、みなさんの様子を見ていると、まだまだ馴染みがない人が多い。ファイルのコピー&ペーストをマウスを使うと6工程も存在することになる。しかも、マウスを持っていない左手は完全にフリーだ!

①マウスに手を持っていく ②対象のファイルを右クリック ③コピーを選択 ④貼り付け先のフォルダを探す ⑤右クリック ⑥貼付けを選択

でも、ショートカットキーを使えば、右手はマウス、左手はキーボード操作が可能になり、上記の工程でいえば②③がなくなりCtrl+C、⑤⑥がなくなりCtrl+Vで済む。(ファイル選択もキーボードで可能だが、おそらくこれは時間がかかるので、マウスで行うことを前提とした)

地味だけど、こういう積み重ねは大事!ってか、絶対早くなるからみんな実践してー!

というわけで、昨日使ったスライドをもとに説明。

Windows共通については、代表的なものをいくつか抜粋しました。

パワーポイントも、マウスでの操作が多くなりがちなツールですが、思ったより便利なショートカットがたくさんあります。昨日は上記にあるように、私が日常的に使っている便利なショートカットキーの代表例をご紹介。みなさん、使ってみると便利さを実感するようで、一生懸命ショートカットキーを使ってくださって嬉しかったです。

おまけ(スライドの見映え)

速く作る技術を大事だけど、わかりやすく作るってのも大事で・・・

昨日の研修では、わかりやすさ、見やすさについててもお伝えしました。

1番目も2番目も悪くないけど、見やすさは3番目。

1番目は、文字が詰まっていて苦しい。

2番目は、カギ括弧がウルサク感じる。

3番目は、ちょっとしたスペースのおかげで伝えたいことがパっと目に入りやすい。

そんな気がしませんか?

このお題、実は昨日急きょ練習問題が先方から作成され、それを私がアレンジする過程で気づいたことです。

見やすいスライドを作るためには、いいスライドをたくさん見て目を肥やしておくことです。今は、スライドデザインの書籍なんかも出ていますから、是非みなさんも、目を肥やして見やすくわかりやすいスライドを作れるようにしておくといいですよ。

あ、もちろん、速く作ることも大事ですよ!

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