緊急度と需要度と難易度と(ワタシのタスク管理術)
重要度と緊急度
この軸って、意外と難しい。
どうしても、重要なものは緊急と思いがちだから。
しかも、重要と緊急を考えすぎて、些細な事務処理類が疎かになる。そして、そのことが「なんだ、こんな処理も遅いのか」と信用を落とす。
簡単なことほど早くやれ
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返事を寝かせる必要のないYES/NOで回答できるタスク(飲み会の出欠とか、選択肢から選べばいいような内容など)
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記憶が薄れることによって支障が生じる業務(議事録、簡単な事務的報告書など)
この手のものは早くやった方がよいし、この手の仕事が早い人は、大体優秀だ。
人間の記憶は案外あやしい
エビングハウスの忘却曲線
人は覚えたことを20分後には、42%忘れるらしい。
新人のとき、やたら「メモを取れ」と言われたのかと、今さら気付く。
記憶という脳内ハードディスクが思ったよりも容量が少ないので、外部記憶というメモに頼れ！ということですね。
外部記憶に何を使うか
ワタシの場合、以下の4つを利用してます。
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ノート(project paper)
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Evernote
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Googleカレンダー
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リマインくん
やっぱりノートは必要。ヒアリングしたことをまとめたり、整理したりすることに使います。
ファイル管理(後で読んでおきたい記事を投げたり、面白そうなサイトを保管しておいたり、売上管理のファイルを保管したり)
タスク管理(短期的～中長期にやることの整理にEvernoteのノートをつかいます)
□←未実施は白抜き
◼←実施したら黒く塗る
黒く塗るたび、仕事が終わっていく快感を得られるが、大体予定どおりにはいかない！笑
これがなかったら、予定は全くわからん。(仕事プライベートは分けず、埋まった予定でひとつ、ヨガの予約でひとつ、タスク管理用にひとつで、全部で3つのカレンダーを色分けして使ってます)
そう、最近導入したのがこれ。
LINEのリマインダーサービス(bot)です。
友だちに「リマインくん」を追加することで使用できます。
リマインドしてほしいことをメッセージすると、いつ教えてほしいのか聞いてきます。何月何日でもいいし、何日後でもいいし、何分後でも認識してくれます。
で、時間になるとメッセージが飛んできます。
「○○の時間だよ！がんばって」とか
「○○の時間だよ！あわてないで」とか
励ましの言葉は気まぐれについてきます。笑
どんなタスクに「リマインくん」を使ってるか
少し遠い未来の用事で、今は忘れておいてもいいけど、いつかやらなきゃというタスク。
・家賃の振り込み
・備品購入
・その日に買わないといけない手土産
・その日会う人に渡す書類
など
リマインくんには、できるだけ頭を使わない作業を入れるようにしています。
頭を使う作業は、時間がかかるので、ここで通知を受けてから段取りを考えると面倒になってしまうので、タスクをEvernoteで整理してからGoogleカレンダーにマイルストーンとして登録します。
リマインくんは、「脳内メモリの解放」みたいなもんです。些末なことにとらわれて大事なことを忘れては本末転倒だし、オーバーフロー、メモリリークを起こしたら仕事の遊びも楽しめませんから。
難易度と緊急度
複数のタスクをいっぺんに抱えていたときに、どこから手をつけるか。
ありがちなのは、右上の(急ぎで難しい)タスクに一生懸命になって、他が疎かになるパターン。
右下は、じっくり取り組むことで成長が期待できるいい仕事。
左下の作業ばかりだと、手厳しい言い方だが雑用になってしまう。
とはいえ難易度高い右側の案件ばかりという人も少なく、実際は、難易度高いのもあれば易しいものもあるはずです。それをどう同時に進めるかは、先ほどの脳内ハードディスクの限界と自分のモチベーションを理解しておくことが大事です。
ワタシなら、
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右上の段取りをまず考えて、少し手をつけて、放置。
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左上が緊急なので、これを片付ける。簡単だから、そんなに大変じゃない。
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右上の仕事の納期にまだ余裕があったり、モチベーションが上がらないときは、左下の作業をサクサクこなしちゃう。どうせいつかやる仕事。
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で、右上の仕事を一気に片付ける
仕事が進むとホッとするので、達成感を得るためにやるタスク。
難易度高い仕事は、気が乗らないときもある。気が乗るようにするためには、タスクを細分化しておくこと。やることが見えてくると、少しは気分が落ち着くから、ここで右下のタスク整理もよい。
あくまで、ワタシの場合だけどね。
自分のモチベーションを理解すること、脳内のハードディスクが思ったよりも小さいことを知れば、どこから手をつけていけばいいか、考えやすいように思う。
面白い管理ツールを知っていたり、考え方があったら是非教えてください！